1961 erwartete Arnold Bode, dass dem Kunsthistoriker Werner Haftmann, der mit ihm zusammen die d 1 und d2 vorbereitet hatte, die Leitung des Archivs übertragen wird. Doch am 1. Juni 1961 wird das documenta Archiv als städtische Einrichtung gegründet, verortet in der Murhardschen Bibliothek, und nicht Haftmann, sondern die Göttinger Kunsthistorikerin Lucy von Weiher wird von der Stadt Kassel als Leiterin bestellt.
1973 wird sie von Dr. Ela Spornitz abgelöst. Das Archiv wird ab 1976 als eine Abteilung des Kulturamtes der Stadt Kassel geführt.
1978 zieht das Archiv unter der Leitung von Dr. Konrad Scheurmann in das Kulturhaus am Ständeplatz (heute Stadtmuseum) um.
1989 wird Dr. Hubertus Gassner Leiter des Archivs. Das Archiv zieht an seinen jetzigen Standort, in das Kulturhaus Dock 4. Der Nachlass Arnold Bodes, darunter auch zahlreiche Kunstwerke, wird an das documenta Archiv übergeben.
1993 übernimmt die Kunsthistorikerin und Bibliothekarin Karin Stengel die Leitung des Archivs. Zusammen mit Harald Szeemann dokumentiert sie anhand von Archiv-Materialien die Leitideen der documenta 5, eine der einflussreichsten documenta Ausstellungen. Das Gesamtprojekt wird von der Unesco als offizieller Beitrag für das Internationale Jahr 2001, Dialog zwischen den Kulturen, ausgezeichnet.
2004 formuliert die Stadt Kassel im Rahmen der Bewerbung um den Titel „Kulturhauptstadt Europa 2010“ erstmals als Ziel, ein „Arnold Bode-Zentrums“ zu errichten.
2005 In Kooperation mit der documenta GmbH wird anlässlich des 50. Jubiläums der documenta eine Ausstellung im Fridericianum gezeigt, deren dokumentarischer Teil („archive in motion“) anschließend an verschiedenen Orten weltweit gezeigt wird.
2006 fördert die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) das Projekt "Mediencluster documenta und Gegenwartskunst", das die Digitalisierung der Bild- und Pressematerialien zu den documenta-Ausstellungen 1-5 umfasst. Der Folgeantrag für die Ausstellungen d 6-12 wird 2011 bewilligt. Bis Ende 2015 werden alle Bilder in einer Datenbank erfasst sein, die online abrufbar ist.
2007 nimmt das Archiv an dem von der Bundeskulturstiftung geförderten Projekt "mediaartbase.de" teil, in dessen Rahmen gefährdete Audio- und Videodatenträger digitalisiert und über eine gemeinsame Videodatenbank online zugänglich gemacht werden.
Im gleichen Jahr wird in dem zwischen Land und Stadt geschlossenen Kulturvertrag der Auftrag formuliert, ein Konzept vorzulegen, wie ein gemeinsam getragenes documenta Zentrum räumlich und organisatorisch umgesetzt werden könne. Die Grundlage dafür solle das documenta-Archiv bilden.
2009 legt die hierzu gebildete Arbeitsgruppe einen Abschlussbericht vor, der verschiedene Varianten, u.a. auch eine Machbarkeitsstudie zur Unterbringung des Archivs im Kulturhaus Dock 4, enthält. Auf zahlreichen Veranstaltungen und in vielen Papieren wird immer wieder auf die nicht gehobenen Potenziale des Archivs hingewiesen und die Gründung eines documenta Zentrums gefordert, in dem alle documenta nahen Einrichtungen, wie die Stiftung 7000 Eichen, das documenta Forum, die Arnold-Bode Stiftung, zusammengefasst werden sollen.
Die Stadtverordnetenversammlung beschließt am 25.01.2010 einstimmig, dass die Stadt Kassel das documenta Zentrum mittel- bis langfristig realisieren solle. Doch das Land Hessen bleibt zurückhaltend und argumentiert, zuerst müsse die Entscheidung zum Szeemann-Archiv gefallen sein. In 2007 gab es eine erste Offerte zum Ankauf des Harald Szeemann Archivs. Voraussetzung war allerdings, dass es konservatorisch angemessen aufbewahrt und erschlossen würde. Die Verhandlungen ziehen sich über mehrere Jahre hin. Die Stadt legt erneut Pläne zum Ausbau des Archivs vor, dieses Mal in den Räumen der ehemaligen Bundesbankfiliale und beschließt, Mittel für den Ankauf des Szeemann Archivs bereitzustellen. Doch letztendlich gibt es keine ausreichende Unterstützung vom Land und vom Bund und das Szeemann-Archiv wird im Juni 2011 an das Getty Research Institute in Los Angeles verkauft.
2012 beginnt das DFG-Projekt zur "Erschließung des Altbestandes der Bibliothek des documenta Archivs".
Erneut trifft sich in Kassel ein Unterstützerkreis, bestehend aus Vertretern der Universität/Kunsthochschule, der Stadt, Kulturpolitikern und Kulturmäzenen, mit dem Ziel, die Bedeutung des Archivs für die wissenschaftliche Forschung zu vermitteln. Aus eigener Anstrengung richtet die Universität/Kunsthochschule eine auf zwei Jahre befristete documenta-Gastprofessur ein. Sie wird mit Dr. Dorothea von Hantelmann besetzt, die in von der documenta GmbH angemieteten, direkt neben dem Archiv liegenden Unterrichtsräumen, mit Studierenden arbeitet. Eine private Spende ermöglicht es, zwei weitere wissenschaftliche Mitarbeiterinnen einzustellen, die DFG-Anträge vorbereiten.
2014 erklärt die neu gewählte schwarz-grüne Landesregierung in ihrem Koalitionsvertrag:
Feierliche Übergabe
2015 beginnen zwischen dem Land und der Stadt Kassel die Gespräche zur Überleitung des Archivs. Die Universität Kassel bereitet einen Antrag für den Aufbau eines documenta Instituts vor und beantragt Mittel für eine Verstetigung der documenta Professur.
Eine Kooperationsvereinbarung zwischen der Stadt Kassel und dem Land Hessen haben der damalige Aufsichtsratsvorsitzende der documenta GmbH, Oberbürgermeister Bertram Hilgen, und der hessische Wissenschafts- und Kunstminister Boris Rhein am Mittwoch, 15. Juli, in Anwesenheit der Geschäftsführerin der documenta GmbH, Annette Kulenkampff, im Kasseler Rathaus unterzeichnet.
2016 Seit dem 1. Januar ist das documenta Archiv in die Trägerschaft der documenta und Museum Fridericianum Veranstaltungs-GmbH (documenta GmbH) übergegangen und kann dort mit verbesserter finanzieller Ausstattung seine Arbeit fortführen.
2017 Im März erhält das documenta archiv ein neues Corporate Design. Seitdem wird "archiv" klein geschrieben.
